Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanvragen, offertes, aanbiedingen, (aanvullende) opdrachten en overeenkomsten die betrekking hebben op de dienstverlening van Vestra Beheer B.V. aan Verenigingen van Eigenaars (VvE's), voor zover hiervan in de Beheerovereenkomst of aanvullende schriftelijke overeenkomst(en) niet is afgeweken.
1. Definities
VvE: Vereniging van Eigenaars in de zin van artikel 5:124 van het Burgerlijk Wetboek.
Reglement van splitsing: het Reglement van splitsing van een VvE.
ALV: de Algemene Ledenvergadering of vergadering van (appartement)eigenaars: het hoogste (beslis)orgaan binnen een VvE.
VvE Bestuur: rechtsgeldige vertegenwoordiger(s) van de Vereniging van Eigenaars voor zover dit blijkt uit de splitsingsakte, een vergaderbesluit van de ALV, of uit de inschrijving van het bestuur bij de Kamer van Koophandel.
Vestra Beheer B.V. ("Vestra"): de professionele ondernemer die het nader overeengekomen pakket diensten aanbiedt voor het beheren van VvE's, zowel op het gebied van administratief/financieel beheer als op het gebied van technisch en/of exploitatiebeheer.
Beheerovereenkomst: de overeenkomst van opdracht tussen Vestra en een Vereniging van Eigenaars voor het uitvoeren van de overeengekomen diensten.
Financieel & Administratief Beheer: de dienstverlening op het gebied van administratief/financieel beheer die Vestra conform de Beheerovereenkomst aan de VvE levert.
Technisch Beheer: de dienstverlening op het gebied van technisch en/of exploitatiebeheer die Vestra conform de Beheerovereenkomst aan de VvE levert.
Additionele werkzaamheden: werkzaamheden die niet zijn opgenomen in de Beheerovereenkomst met de VvE. Deze extra werkzaamheden kunnen, op verzoek van de VvE en/of het bestuur, zowel op offerte- als op regiebasis voor de VvE worden uitgevoerd.
Ledenvergadering: bij een VvE de vergadering van eigenaars; bij een coöperatieve flatvereniging of vereniging als bedoeld in Boek 2 Burgerlijk Wetboek dient hiervoor te worden gelezen de algemene vergadering.
2. Algemeen
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op aanvragen, offertes, (aanvullende) opdrachten en overeenkomsten tussen Vestra en de VvE, voor zover hiervan in de Beheerovereenkomst of aanvullende schriftelijke overeenkomst(en) niet is afgeweken. Behoudens dergelijke afwijkingen blijven deze algemene voorwaarden voor het overige van toepassing. Deze algemene voorwaarden werken mede ten aanzien van de werknemers van Vestra en de door Vestra ingeschakelde derden, indien die derden onder haar verantwoordelijkheid vallen.
2.2 Offertes van Vestra zijn vrijblijvend en kosteloos, tenzij vooraf anders overeengekomen.
2.3 Een overeenkomst tussen Vestra en de VvE wordt geacht pas tot stand te zijn gekomen na een rechtsgeldig besluit van de ALV en ondertekening door een door de ALV hiervoor gemachtigde.
2.4 De Beheerovereenkomst wordt beschouwd als een overeenkomst van opdracht zoals bedoeld in artikel 7:400 e.v. van het Burgerlijk Wetboek.
2.5 Vestra dient de overeenkomst in beginsel zelf uit te voeren, maar kan naar eigen inzicht en keuze (een deel van) haar taken uitbesteden aan een onder haar verantwoordelijkheid vallende derde. Hiermee wordt niet bedoeld de namens de VvE ingeschakelde derden.
2.6 Om tot een optimale en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening te komen, kan Vestra periodiek door een daartoe aangewezen instelling worden geaudit in het kader van kwaliteitsbewaking, waaronder certificering van het VvE-beheerkantoor. De VvE verleent hierbij toestemming aan Vestra en de certificerende instantie om ten behoeve van de audit dossiers van de VvE in te zien. Vestra en de certificerende instantie betrachten hierbij de grootste zorgvuldigheid; de privacy wordt gewaarborgd middels geheimhoudingsverklaringen.
2.7 De VvE verleent, voor zover noodzakelijk voor een juiste uitvoering van de aan Vestra opgedragen werkzaamheden, toestemming om bij de uitvoering van haar werkzaamheden de persoonsgegevens van de leden te verwerken, met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2.8 De gegevens met betrekking tot de VvE zijn vertrouwelijk. Vestra verplicht zich zorgvuldig om te gaan met de bij de uitoefening van haar taak verkregen vertrouwelijke gegevens ter zake van de VvE en de eigenaars en gebruikers van de appartementen, en werkt hierbij volgens de richtlijnen van de AVG.
3. Contractduur en opzegging Beheerovereenkomst
3.1 Voor zover uit de Beheerovereenkomst niet anders blijkt, is deze aangegaan voor onbepaalde tijd.
3.2 Opzegging dient te geschieden per aangetekende brief tegen het einde van de maand. De opzegtermijn bedraagt één maand en vangt aan op de dag waarop Vestra de aangetekende brief met de mededeling van opzegging heeft ontvangen. In afwijking hiervan kan de overeenkomst in onderling overleg tussen partijen ook eerder eindigen, waarbij een redelijke termijn wordt afgesproken om de lopende administratie af te ronden.
3.3 Voor het rechtsgeldig beëindigen van de Beheerovereenkomst is het overleggen van een rechtsgeldig ALV-besluit aan Vestra vereist.
4. Opdracht en additionele werkzaamheden
4.1 De werkzaamheden van Vestra zijn beschreven in de taakomschrijving zoals opgenomen in de Beheerovereenkomst en de daaraan gehechte bijlagen. Alle werkzaamheden, opdrachtbeschrijvingen en uitvoering daarvan vinden plaats op basis van een inspanningsverplichting.
4.2 Additionele werkzaamheden die niet zijn opgenomen in de Beheerovereenkomst kunnen op verzoek van de VvE en/of het bestuur worden uitgevoerd, zowel op offerte- als op regiebasis, tegen de door Vestra gehanteerde uurtarieven. De uurtarieven kunnen bij Vestra worden opgevraagd. Van additionele werkzaamheden wordt vooraf melding gemaakt aan de VvE en wordt vooraf toestemming gevraagd om deze uit te voeren.
4.3 Indien en zodra Vestra een verzoek ontvangt van de VvE met betrekking tot taken die geen onderdeel uitmaken van de in de Beheerovereenkomst overeengekomen taken, zal Vestra de verzoeker zo spoedig mogelijk ervan op de hoogte stellen dat het verzoek om die reden niet in behandeling wordt genomen. Desgewenst brengt Vestra hiervoor een aanvullende offerte uit.
5. Prijzen en betaling
5.1 De prijs voor de werkzaamheden van Vestra omvat de werkzaamheden die in de Beheerovereenkomst of de daaraan gehechte bijlagen zijn omschreven. De overeengekomen prijzen zijn inclusief de dan geldende btw, tenzij anders overeengekomen.
5.2 Niet inbegrepen in de overeengekomen vergoeding zijn noodzakelijke juridische en andere advieskosten; deze zijn voor rekening van de opdrachtgever of de VvE.
5.3 Per kwartaal wordt op de eerste dag van het desbetreffende kwartaal een factuur gestuurd voor het bedrag van de opdracht, gedeeld door vier.
5.4 Additionele werkzaamheden worden apart bij de VvE in rekening gebracht en apart gefactureerd.
5.5 Betaling van facturen door de VvE aan Vestra kan plaatsvinden zonder tussenkomst van of accordering door een bestuurslid van de VvE of een daartoe gemachtigde eigenaar, nu de ALV reeds bij het aangaan van de Beheerovereenkomst goedkeuring heeft verleend aan de offerte en de daarin opgenomen werkzaamheden en prijzen. Voor additionele werkzaamheden die niet in de oorspronkelijke offerte of Beheerovereenkomst zijn opgenomen, blijft accordering door een bestuurslid van de VvE (niet zijnde Vestra) of een daartoe namens de ALV gemachtigde eigenaar vereist, tenzij anders is overeengekomen.
5.6 De overeengekomen vergoeding is gebaseerd op het huidige prijspeil. De prijzen van de dienstverlening worden jaarlijks per 1 januari automatisch geïndexeerd op grond van de CBS-index "CAO lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur", afgerond op hele euro's. De eerste verhoging vindt plaats op 1 januari volgend op het jaar van de overeenkomst, tenzij anders overeengekomen.
5.7 Vestra is gerechtigd om extra kosten in rekening te brengen indien additionele werkzaamheden moeten worden uitgevoerd vanwege gewijzigde wet- of regelgeving.
5.8 Indien binnen 30 dagen na factuurdatum geen volledige betaling plaatsvindt op de door Vestra aan te geven bankrekening, is de VvE ter zake in verzuim.
5.9 Zodra de VvE in verzuim is, is Vestra gerechtigd al haar werkzaamheden voor de VvE met onmiddellijke ingang op te schorten. Van het opschorten van haar werkzaamheden doet Vestra onmiddellijk schriftelijke mededeling aan de (bestuurder van de) VvE, onder opgave van de achterstallige bedragen.
5.10 Indien de VvE na ingebrekestelling niet binnen 10 dagen na de datum van ingebrekestelling de achterstallige bedragen heeft betaald, is Vestra gerechtigd de vordering uit handen te geven. De kosten hiervan, zoals de wettelijke (handels)rente en incassokosten volgens de Wet Incassokosten (WIK), komen voor rekening van de VvE. Betalingen worden hierbij eerst in mindering gebracht op de verschuldigde kosten, vervolgens op de wettelijke handelsrente en ten slotte op de hoofdsom.
6. Administratief en Financieel Beheer
6.1 Vestra stelt de wijze vast waarop de boekhouding wordt ingericht, tenzij partijen daarover bij het aangaan van de Beheerovereenkomst schriftelijk andere afspraken hebben gemaakt.
6.2 Vestra draagt zorg voor het tijdig gereed hebben van de jaarrekening overeenkomstig de wet en het Reglement van Splitsing. De VvE doet wat redelijkerwijs binnen haar mogelijkheden ligt om te zorgen dat over de vaststelling van de jaarrekening tijdig wordt besloten in de ALV. De VvE is en blijft verantwoordelijk voor het tijdig vaststellen van de jaarrekening.
6.3 Vestra draagt, tenzij anders overeengekomen, zorg voor bewaring van de (elektronisch) vastgelegde administratie, alsmede voor een back-up daarvan. De back-up wordt zodanig bewaard dat verlies van gegevens redelijkerwijs is uitgesloten.
6.4 Vestra houdt enkel een digitaal dossier aan. De bewaartermijn van de administratie bedraagt ten minste 7 jaar. Zodra de Beheerovereenkomst is geëindigd, wordt de administratie, inclusief de bewaartermijn, overgedragen aan een door het VvE-bestuur aan te wijzen partij. Het online portaal wordt daarbij direct opgeheven en de VvE-administratie wordt vernietigd met inachtneming van de algemeen aanvaarde procedures en conform de AVG.
6.5 Vestra is gehouden jegens het bestuur van de VvE, haar leden en de transporterende notarissen informatie te verstrekken met betrekking tot de (financiële) administratie van de VvE. Voor deze werkzaamheden kunnen tussen Vestra en de VvE nadere afspraken worden gemaakt over de daarvoor te maken kosten.
6.6 Vestra zorgt, aan de hand van een door haar aan de VvE voor te stellen en door de ALV vast te stellen procedure, voor het tijdig aanmanen van debiteuren en voor het treffen van incasso- en/of rechtsmaatregelen ter zake.
6.7 Nadat de incassoprocedure door Vestra is doorlopen, wordt de openstaande vordering en de verplichting tot betaling van de toekomstige voorschotbijdragen uit handen gegeven aan de gerechtsdeurwaarder. Pas als het dossier bij de gerechtsdeurwaarder is gesloten, wordt het reguliere betalingstraject aan de VvE hervat. Alle kosten die verband houden met deze incassoprocedure komen voor rekening van de eigenaar van het appartementsrecht waarvoor de gerechtsdeurwaarder is ingeschakeld. Vestra is voorts gerechtigd om de door haar in het kader van dit deurwaarderstraject gemaakte kosten, waaronder begrepen de daarmee gemoeide interne werkzaamheden tegen de overeengekomen uurtarieven, afzonderlijk bij de VvE in rekening te brengen.
6.8 Vestra draagt zorg voor saldo-management op de bankrekeningen van de VvE. Er wordt een VvE Exploitatie- en een VvE Reserveringsrekening aangehouden op naam van de VvE. Voor bancaire transacties ten laste van de VvE Reserveringsrekening dient in ieder geval mede te worden getekend (elektronisch of hard copy) door de voorzitter van de ALV (niet zijnde Vestra) of één van de leden van het VvE-bestuur, en door één van de eigenaars die daartoe namens de ALV is gemachtigd. Vestra voert in het kader van de Beheerovereenkomst geen vermogensbeheer.
6.9 Vestra en de VvE dragen er zoveel mogelijk zorg voor dat bij de bank de gegevens aangaande de door de ALV gemachtigde personen die over de bank- en spaarrekening(en) kunnen beschikken, en de (elektronische) handtekeningen, juist zijn geregistreerd. De VvE is hiervoor eindverantwoordelijk.
7. Technisch (Exploitatie) Beheer
7.1 Alleen indien dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen, treedt Vestra niet alleen op als Financieel & Administratief Beheerder maar ook als Technisch Beheerder, waarbij een nadere uitwerking van de dienstverlening wordt beschreven in de (bijlagen van) de Beheerovereenkomst.
7.2 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, houden de werkzaamheden als Technisch Beheerder uitsluitend in het begeleiden van het bestuur en/of de Technische Commissie van de VvE, en/of van degene die binnen de VvE verantwoordelijk is voor het technisch (exploitatie)beheer. Vestra beschikt over enige technische kennis, maar is geen bouwkundig expert.
7.3 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, behoort het niet tot de taak van Vestra om gebreken op te merken, de ernst daarvan te beoordelen, bij oplevering als deskundige een werk op te nemen, over een werk directie te voeren, of anderszins bouwtoezicht te voeren. Vestra is dan ook niet aansprakelijk voor niet-opgemerkte gebreken, fouten in de uitvoering door derden, of gebrekkig toezicht op die derden, behoudens aantoonbare nalatigheid en/of grove schuld van Vestra.
7.4 Het is Vestra toegestaan om reclame-uitingen aan te brengen aan of bij het pand van de VvE, indien daaraan groot onderhoud wordt uitgevoerd, mits dit niet leidt tot additionele hinder voor de VvE en/of de eigenaars. Indien het aanbrengen van reclame-uitingen wel tot additionele hinder leidt, kan het VvE-bestuur hiervoor alsnog toestemming verlenen.
7.5 Op alle bouwkundige werkzaamheden die door Vestra worden begeleid, zijn aanvullend op deze algemene voorwaarden de algemene voorwaarden van de DNR 2011 van toepassing, dan wel de toekomstige versies daarvan. De inhoud van de DNR 2011 dient als hier herhaald en ingelast te worden beschouwd. Voor zover enige bepaling uit de DNR 2011 in strijd zou zijn met een bepaling uit de onderhavige algemene voorwaarden, geldt de bepaling uit de onderhavige algemene voorwaarden.
7.6 Indien een derde in opdracht van de VvE de bouwkundige begeleiding verzorgt dan wel bouwkundige werkzaamheden uitvoert, is Vestra niet aansprakelijk voor de daarmee gemoeide kosten. De VvE vrijwaart Vestra voor aanspraken van de hier bedoelde derde.
8. VvE Bestuur
8.1 Behoudens voor zover uitdrukkelijk anders is overeengekomen, treedt Vestra slechts op als externe beheerder voor de VvE en niet als (lid van) het VvE-bestuur in de zin van artikel 5:131 van het Burgerlijk Wetboek. Vestra treedt slechts op als uitvoerder van het door de ALV vastgestelde beleid van de VvE, met inachtneming van de toepasselijke VvE-wet- en regelgeving.
8.2 Indien Vestra tevens als (lid van) het VvE-bestuur is benoemd, is Vestra gerechtigd om voor het uitvoeren van de bestuursfunctie additionele kosten in rekening te brengen bij de VvE, tegen de daarvoor tussen partijen overeengekomen (uur)tarieven.
8.3 Indien Vestra tevens als (lid van) het VvE-bestuur is benoemd en zij deze benoeming schriftelijk heeft aanvaard, treedt zij op als uitvoerder van het door de ALV vastgestelde VvE-beleid, uitgebreid met de verantwoordelijkheden die voor het VvE-bestuur gelden op grond van de toepasselijke VvE-wet- en regelgeving. In dat geval is de VvE verplicht te beschikken over een adequate bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering en een rechtsbijstandverzekering, en de daarmee gemoeide premies en gelden, waaronder het eigen risico, te voldoen. Handelt de VvE in strijd met deze verplichting, dan vrijwaart de VvE Vestra voor alle kosten die zij maakt indien zij in een voorkomend geval haar eigen aansprakelijkheids- en rechtsbijstandverzekering dient aan te spreken, waaronder de kosten van het eigen risico en een eventuele premieverhoging.
9. Uitvoering van de werkzaamheden
9.1 Partijen zijn over en weer verplicht om elkaar tijdig, volledig en op de juiste wijze de gegevens, inlichtingen en bescheiden te verschaffen die nodig zijn voor de behoorlijke uitvoering van het beheer. Verstrekt de VvE de benodigde gegevens niet tijdig, dan heeft Vestra, na een schriftelijke waarschuwing met een redelijke termijn, het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, onverminderd haar recht om de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten volgens de overeengekomen uurtarieven aan de VvE in rekening te brengen.
9.2 Vestra is gehouden tot een behoorlijke uitvoering van de haar opgedragen taak en dient te doen of na te laten wat in de gegeven omstandigheden in redelijkheid van een deskundig en zorgvuldig handelend beheerder mag worden verwacht. Zij handelt hierbij in overeenstemming met de wet, het Reglement van Splitsing, deze voorwaarden, de Beheerovereenkomst en de besluiten van de ALV.
9.3 Vestra neemt bij de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden de zorg in acht die van een goed opdrachtnemer mag worden verwacht.
9.4 Vestra is gehouden op tijdige en correcte wijze de gedane en verantwoorde aanwijzingen van of namens de ALV op te volgen, voor zover de betreffende werkzaamheden zijn opgenomen in het met de VvE overeengekomen takenpakket.
9.5 Bij de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden blijven de VvE, dan wel het bestuur van de VvE, verantwoordelijk voor het beleid en de correcte besluitvorming daaromtrent, onverminderd de verantwoordelijkheid van Vestra voor een juiste nakoming van haar verplichtingen uit de Beheerovereenkomst. Vestra legt hierover verantwoording af aan de ALV, dan wel aan de door de ALV gemachtigden.
9.6 Vestra geeft uitvoering aan de overeengekomen diensten tijdens kantoortijden (maandag tot en met vrijdag van 9:00 tot 17:00 uur). Ledenvergaderingen worden op werkdagen in overleg vastgesteld, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
9.7 Vestra heeft, in gevallen waarin zij van onvoldoende volmacht of van onjuiste (ALV-)besluitvorming op de hoogte was of behoorde te zijn, een waarschuwingsplicht jegens de VvE.
9.8 Vestra waarschuwt, waar mogelijk, het VvE-bestuur en/of de leden indien de aan haar gegeven instructies dan wel de aan haar opgedragen werkzaamheden en/of taken in strijd zijn met de Beheerovereenkomst, deze algemene voorwaarden, het reglement van splitsing, het huishoudelijk reglement van de VvE en/of eventuele toepasselijke aanvullende VvE-wet- en regelgeving.
9.9 Bij calamiteiten of spoedeisende zaken is Vestra gehouden, ook zonder voorafgaande opdracht van de VvE, voor rekening en risico van de VvE noodvoorzieningen te (laten) uitvoeren die nodig zijn om de schade voor de VvE zoveel mogelijk te beperken en/of de veiligheid zoveel mogelijk te waarborgen.
9.10 Onverminderd artikel 9.9 is Vestra niet gehouden meer of andere werkzaamheden voor de VvE te verrichten dan die zijn omschreven in de Beheerovereenkomst en de daarbij behorende taakomschrijving(en), tenzij partijen nadere additionele werkzaamheden overeenkomen conform artikel 4. Indien Vestra, in het geval van spoedeisende zaken als bedoeld in artikel 9.9, werkzaamheden oppakt die buiten de Beheerovereenkomst vallen, is Vestra gerechtigd de daarmee gemoeide kosten, tegen de overeengekomen (uur)tarieven, bij de VvE in rekening te brengen.
9.11 De VvE vrijwaart Vestra voor aanspraken van derden (waaronder leden van de VvE) als gevolg van gebrekkige besluitvorming door de ALV en/of onbevoegdheid van een persoon die namens de VvE een rechtshandeling met Vestra of derden verricht.
9.12 De werkzaamheden van Vestra worden uitsluitend ten behoeve van de VvE verricht. De VvE vrijwaart Vestra voor eventuele aanspraken van de appartementsrecht-eigenaars en/of derden en de daarmee gemoeide kosten.
9.13 Vestra is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor een vertraging of een tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst die het gevolg is van overmacht. In geval van overmacht worden de verplichtingen van Vestra opgeschort voor de duur van de overmachtstoestand. Onder overmacht wordt verstaan elke van de wil van Vestra onafhankelijke omstandigheid waardoor de nakoming van haar verplichtingen jegens de VvE geheel of gedeeltelijk wordt verhinderd, vertraagd of oneconomisch gemaakt, zodanig dat nakoming in redelijkheid niet van Vestra kan worden verlangd. Vestra is in geval van overmacht niet aansprakelijk voor enige daaruit voortvloeiende schade en stelt de VvE op de hoogte zodra zich een overmachtssituatie voordoet.
9.14 Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: oorlog, oorlogsgevaar, mobilisatie, staat van beleg, epidemie, quarantaine, brand, ontploffing, georganiseerde en ongeorganiseerde werkstaking, bedrijfsbezetting, uitsluiting van of gebrek aan arbeidskrachten, het niet, niet tijdig of niet behoorlijk presteren door derden, belemmeringen door overheidsmaatregelen, en storingen in energievoorzieningen of communicatieverbindingen, ongeacht of de omstandigheid op enig moment was te voorzien.
9.15 Duurt de overmacht langer dan twaalf weken, dan kan elk der partijen de overeenkomst ontbinden, onverminderd het bepaalde in artikel 12 (Beëindiging).
9.16 De in deze algemene voorwaarden en de Beheerovereenkomst door Vestra genoemde termijnen zijn fatale termijnen, tenzij anders bepaald of schriftelijk overeengekomen. Betreft een termijn geen fatale termijn, dan kan bij overschrijding elke partij de andere partij schriftelijk een redelijke termijn voor nakoming stellen, welke termijn vervolgens als fatale termijn geldt.
9.17 Het bezoeken van het kantoor van Vestra is op afspraak, ook voor het ophalen of afgeven van documenten of goederen. Tijd die is gemoeid met een bezoek van een eigenaar zonder afspraak, voor andere zaken dan het ophalen of afgeven van goederen of documenten, wordt gespecificeerd gefactureerd conform het uurtarief uit de Beheerovereenkomst.
9.18 Tijd die is gemoeid met communicatie met een eigenaar over VvE-gerelateerde zaken die bekend hadden kunnen zijn door aanwezigheid op een ALV, kennisname van de notulen, brieven of reglementen, al dan niet via het online portaal, valt buiten de Beheerovereenkomst en wordt gespecificeerd aan de VvE gefactureerd conform het uurtarief uit de Beheerovereenkomst.
9.19 In het geval van onbetamelijk gedrag door één van de eigenaars jegens Vestra, medewerkers van Vestra, of door Vestra ingeschakelde derde partijen en hun werknemers, is Vestra gerechtigd te besluiten de dienstverlening aan deze specifieke eigenaar stop te zetten. Vestra is in dat geval gehouden het VvE-bestuur hierover terstond te informeren.
10. Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV)
10.1 De VvE verklaart dat zij voor het verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de VvE geen overeenkomsten zal aangaan met vreemdelingen die op grond van de Wet arbeid vreemdelingen niet rechtsgeldig arbeid in Nederland mogen verrichten.
10.2 Partijen bedingen in overeenkomsten die ten behoeve van de VvE met derden worden aangegaan, dat de contractspartij geen vreemdelingen zal inzetten die op grond van de Wet arbeid vreemdelingen niet rechtsgeldig arbeid in Nederland mogen verrichten. Wil die contractspartij een overeenkomst van onderaanneming of inlening aangaan, dan is dit eerst mogelijk na toestemming van de betreffende VvE; toestemming wordt slechts verleend indien wordt aangetoond dat ook die derde contractueel verplicht is geen vreemdelingen in te zetten die niet rechtsgeldig arbeid mogen verrichten. In al deze contracten wordt tevens een vrijwaring opgenomen ten gunste van alle betrokken partijen, te verlenen door degene die in strijd met dit verbod handelt.
10.3 De VvE die in strijd handelt met het in dit artikel bedoelde verbod, vrijwaart Vestra voor alle eventuele boetes en/of andere sancties die door een daartoe bevoegd orgaan aan Vestra worden opgelegd in verband met een vermeende of geconstateerde overtreding van de Wet arbeid vreemdelingen of daaraan verwante wet- en/of regelgeving, alsmede voor schade die daarvan het directe of indirecte gevolg is.
11. Aansprakelijkheid
11.1 Klachten over de door Vestra verrichte werkzaamheden meldt de VvE zo spoedig mogelijk na ontdekking, schriftelijk en/of elektronisch, aan Vestra. Vestra bevestigt de ontvangst binnen 5 werkdagen en streeft ernaar binnen 4 weken inhoudelijk te reageren, met een voorstel voor een oplossing. Lukt dat niet binnen die termijn, dan bericht Vestra de VvE daarover en geeft zij aan wanneer een reactie volgt. Het niet melden binnen een bepaalde termijn doet de rechten van de VvE niet vervallen; artikel 11.3 blijft van toepassing. De volledige procedure is opgenomen in de klachtenregeling op vestrabeheer.nl.
11.2 Is de VvE van oordeel dat Vestra tekort is geschoten in de nakoming van haar verplichtingen jegens de VvE, dan dient de VvE Vestra, schriftelijk en/of elektronisch, in ieder geval in de gelegenheid te stellen de tekortkoming binnen een redelijke termijn te herstellen en/of de schade te beperken of op te heffen.
11.3 Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden jegens Vestra vervallen 12 maanden na het moment waarop de VvE bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan daarvan.
11.4 Vestra is tegenover de VvE slechts aansprakelijk voor schade die de VvE zelf lijdt als rechtstreeks gevolg van tekortkomingen van Vestra of van personen in dienst van Vestra, begaan bij de vervulling van de opdracht, voor zover deze tekortkomingen onder normale omstandigheden, bij normale vakkennis en met inachtneming van normale oplettendheid en een normale wijze van vakuitoefening, vermeden hadden kunnen worden.
11.5 Vestra is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, indien zij bij de uitvoering van de aan haar opgedragen werkzaamheden is uitgegaan van door de VvE verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens, tenzij aan de kant van Vestra sprake is van aantoonbare nalatigheid en/of grove schuld.
11.6 Is Vestra volgens artikel 11.4 aansprakelijk voor geleden schade, dan dient de opdrachtgever dit te bewijzen. Iedere aansprakelijkheid van Vestra is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval wordt uitgekeerd onder de door Vestra gesloten beroeps-/bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering, vermeerderd met het door Vestra gedragen eigen risico. Voor zover Vestra een beroeps- en/of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering heeft gesloten, verstrekt zij op verzoek van de VvE informatie over de dekking daarvan.
11.7 Gaat de verzekeraar, in een geval waarin de aansprakelijkheid van Vestra vaststaat, niet tot uitkering over, dan is de aansprakelijkheid van Vestra beperkt tot een bedrag dat naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid kan worden vastgesteld, met een maximum van het totaalbedrag van de door Vestra aan de VvE gezonden facturen over de laatste twaalf maanden.
11.8 De beperkingen van aansprakelijkheid in de artikelen 11.6 en 11.7 gelden niet indien Vestra de schade heeft veroorzaakt door aantoonbare opzet en/of grove schuld.
11.9 Betreft het een administratieve vergissing of gebrek aan de zijde van Vestra, dan is Vestra jegens de VvE verplicht en gerechtigd onmiddellijk na constatering, op eigen kosten, voor herstel daarvan zorg te dragen. Lijdt de VvE hierdoor schade van minder dan € 250,- per geval, dan maakt de VvE geen aanspraak op vergoeding daarvan, behoudens aantoonbare opzet en/of grove schuld van Vestra.
11.10 Is Vestra tevens aangesteld als bestuurder, dan gelden, voor zover niet anders overeengekomen, alle bepalingen van deze algemene voorwaarden ook voor de uitoefening van de bestuurderstaken, met dien verstande dat artikel 11.5 niet geldt indien de bestuurder wist of behoorde te weten dat de door de VvE verstrekte gegevens onjuist en/of onvolledig waren.
12. Beëindiging en overdracht van bescheiden
12.1 De bescheiden en administratie van de VvE blijven te allen tijde eigendom van de VvE.
12.2 Bij beëindiging en/of wijziging van de Beheerovereenkomst is Vestra bevoegd de afgifte van de onder haar berustende bescheiden op te schorten totdat het uit hoofde van de tussen partijen gesloten overeenkomst door de VvE aan Vestra verschuldigde bedrag integraal is voldaan.
12.3 De VvE, of een door de VvE aan te wijzen derde, dient binnen 3 maanden na het einde van de Beheerovereenkomst de boekhouding en administratie van de VvE van Vestra in ontvangst te nemen. Blijft de VvE hiermee in gebreke, dan stuurt Vestra de boekhouding en administratie per aangetekende brief aan het bestuur, bij het ontbreken daarvan aan de voorzitter van de ALV, en bij het ontbreken daarvan aan één van de leden. Vestra voegt hierbij een gespecificeerde inventarisstaat en bewaart hiervan een exemplaar in haar eigen administratie.
12.4 Ontvangt Vestra na het einde van de Beheerovereenkomst nog stukken voor de VvE, dan hoeft zij niet voor afhandeling daarvan zorg te dragen. Vestra zendt de ontvangen stukken door naar de nieuwe beheerder van de VvE, dan wel naar het bestuur van de VvE, dan wel naar de afzender, onder vermelding van het feit dat zij niet meer als beheerder optreedt. Vestra is niet aansprakelijk voor de gevolgen van deze handelwijze.
13. Integriteit
13.1 Vestra is zich ervan bewust dat de relatie met de VvE mede is gebaseerd op zorgvuldigheid, maatschappelijke aanvaardbaarheid en integriteit. Vestra staat ervoor in dat iedere tegenstrijdigheid tussen persoonlijke en zakelijke activiteiten wordt vermeden. Is de VvE van mening dat de naleving van dit artikel in het geding is of komt, dan stelt de VvE Vestra daarvan direct schriftelijk op de hoogte.
13.2 De VvE onthoudt zich van activiteiten die Vestra bij het vervullen van haar opdracht kunnen belemmeren of haar activiteiten kunnen doorkruisen.
14. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
14.1 Op de rechtsverhouding tussen de VvE en Vestra is Nederlands recht van toepassing.
14.2 Alle geschillen, daaronder begrepen geschillen die slechts door één van de partijen als zodanig worden beschouwd, die tussen de VvE en Vestra mochten rijzen, zullen in eerste aanleg bij uitsluiting worden berecht door de bevoegde rechter in de plaats waar Vestra kantoor houdt, tenzij uit een wetsbepaling dwingendrechtelijk een andere bevoegde rechtbank volgt.