Vestra Beheer B.V. respecteert uw privacy. Om ons werk te kunnen doen hebben wij persoonsgegevens van u nodig. Wij verwerken die zorgvuldig en volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In deze verklaring leest u welke gegevens wij verwerken, waarom, op welke grondslag, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
Wie is verantwoordelijk
Verwerkingsverantwoordelijke is Vestra Beheer B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42143675, met bezoekadres Tafelbergweg 36, 1251 AG Laren. U bereikt ons via info@vestrabeheer.nl of 085 303 92 70.
Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op 23 augustus 2026.
In welke situaties wij gegevens van u verwerken
Er zijn drie situaties, met elk eigen gegevens en grondslagen:
- U bent eigenaar of bestuurder in een VvE die wij beheren. Wij verwerken uw gegevens om de beheerovereenkomst met uw VvE uit te voeren.
- U vraagt een offerte aan of neemt contact op. Wij verwerken de gegevens die u zelf invult om u een voorstel te kunnen doen.
- U bezoekt onze website. Wij verwerken alleen technisch noodzakelijke gegevens, en meten het gebruik uitsluitend als u daar toestemming voor geeft.
Gegevens van eigenaren en bestuurders
Op basis van de beheerovereenkomst met uw VvE, aangevuld met een verwerkersovereenkomst, verwerken wij:
- voor- en achternaam
- adresgegevens en het appartementsrecht of breukdeel
- telefoonnummer(s) en e-mailadres
- bankrekeningnummer en betaalgegevens, inclusief eventuele achterstanden
- correspondentie met ons, en meldingen die u doet over uw complex
- uw rol binnen de VvE, bijvoorbeeld bestuurslid of lid van de kascommissie
Wij vragen niet naar uw geslacht en verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid.
Gegevens bij een offerteaanvraag
Vult u het formulier op Offerte aanvragen in, dan verwerken wij uw voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, het adres, de postcode en de woonplaats van het complex, de naam van de VvE, het gekozen pakket, gegevens over de omvang van het complex (aantal woningen, parkeerplaatsen, commerciële ruimten en of er sprake is van stookkosten) en uw bericht.
U kunt hierbij documenten meesturen, zoals de splitsingsakte, een jaarrekening of een meerjarenonderhoudsplan. Die kunnen persoonsgegevens van derden bevatten, bijvoorbeeld namen van andere eigenaren. Stuur daarom alleen mee wat nodig is voor het voorstel. Aanvraag en bijlagen worden per e-mail naar ons kantoor gestuurd en opgeslagen op onze server, in een map die niet via de website toegankelijk is.
Doelen en grondslagen
Wij verwerken uw gegevens uitsluitend voor de volgende doelen, met de daarbij genoemde grondslag uit de AVG:
- Uitvoering van de beheerovereenkomst — het bijhouden van het ledenregister, het opstellen van de begroting en de jaarstukken, het innen van de bijdragen, het organiseren van de vergadering en het afhandelen van onderhoud en meldingen. Grondslag: noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.
- Het behandelen van uw offerteaanvraag en de daarop volgende correspondentie. Grondslag: noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst, dan wel uw verzoek in de aanloop daarnaartoe.
- Bereikbaarheid bij spoed, ook buiten kantooruren. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk het beperken van schade aan het gebouw en het beschermen van de veiligheid van bewoners.
- Financiële administratie en het bewaren van facturen. Grondslag: wettelijke verplichting.
- Het informeren over wijzigingen in onze dienstverlening die u als klant raken. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
- Nieuwsbrieven en overige berichten die niet nodig zijn voor het beheer. Grondslag: uw toestemming. U kunt zich in elk bericht afmelden.
- Meting van het websitegebruik. Grondslag: uw toestemming, die u op elk moment kunt intrekken.
Cookies en meting op de website
Onze website plaatst twee soorten cookies.
Noodzakelijke cookies zijn nodig om de website te laten werken en om uw cookiekeuze te onthouden. Die keuze bewaren wij in de opslag van uw eigen browser, niet op onze server. Hiervoor is geen toestemming vereist en er worden geen gegevens met anderen gedeeld.
Analytische cookies plaatsen wij alleen nadat u op “Accepteren” heeft geklikt. Kiest u “Alleen noodzakelijk” of maakt u geen keuze, dan wordt Google Analytics niet geladen en staat er geen enkel script van Google op de pagina. Geeft u wel toestemming, dan plaatst Google Analytics cookies met de namen _ga, _gid en _gat, waarmee wij zien welke pagina’s worden bekeken en via welke route bezoekers binnenkomen. Wij gebruiken deze gegevens niet om u persoonlijk te identificeren en koppelen ze niet aan uw klantgegevens.
U kunt uw keuze altijd herzien via Cookievoorkeuren, onderaan elke pagina. Trekt u uw toestemming in, dan zetten wij de meting direct stil en verwijderen wij de door Analytics geplaatste cookies uit uw browser.
De Vestra-assistent
Op onze website staat een assistent die antwoord geeft op veelgestelde vragen. Deze werkt volledig in uw eigen browser: uw vraag wordt vergeleken met een lijst met antwoorden die al op de pagina staat. Er gaat geen enkel gegeven naar ons of naar een externe partij, en er wordt geen kunstmatige intelligentie van een derde gebruikt. Wij zien dus niet wat u aan de assistent vraagt.
Wie uw gegevens namens ons verwerken
Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze alleen met partijen die wij nodig hebben om ons werk te doen, en met partijen aan wie wij wettelijk verplicht zijn te verstrekken. Met elke verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
- Twinq — het VvE-portaal waarin de administratie, de documenten en de financiën van uw VvE staan. Gevestigd in Nederland.
- Microsoft — onze e-mail en documentopslag, waaronder de verzending van offerteaanvragen. Gegevens worden binnen de Europese Unie opgeslagen.
- Yourhosting — de webhosting waarop deze website en de offerteaanvragen staan. Servers in Nederland.
- Google Ireland Limited — Google Analytics, uitsluitend als u daarvoor toestemming heeft gegeven. Hierbij kunnen gegevens worden doorgegeven naar de Verenigde Staten, op grond van het EU-VS-adequaatheidsbesluit.
Daarnaast schakelen wij voor het beheer van uw complex leveranciers en adviseurs in, bijvoorbeeld een aannemer voor een reparatie of een verzekeraar bij schade. Wij verstrekken daarbij niet meer gegevens dan voor die opdracht nodig is.
Hoe lang wij gegevens bewaren
- Financiële administratie en facturen: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
- Gegevens van eigenaren en bestuurders: zolang uw VvE bij ons in beheer is. Eindigt het beheer, dan dragen wij de administratie over aan de VvE of aan de nieuwe beheerder en verwijderen wij onze kopie, behoudens wat wij op grond van de bewaarplicht moeten houden.
- Offerteaanvragen die niet tot een overeenkomst leiden: één jaar, zodat wij een vervolgvraag nog in context kunnen plaatsen. Meegestuurde bijlagen verwijderen wij zodra het voorstel is afgerond of de aanvraag niet doorgaat.
- Correspondentie over meldingen en onderhoud: zolang dat nodig is voor het onderhoudsdossier van het complex.
- Gegevens uit Google Analytics: maximaal veertien maanden.
Uw rechten
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of aan te vullen, te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang, en uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen. Verwerken wij op basis van uw toestemming, dan kunt u die op elk moment intrekken.
Wij kunnen niet altijd aan een verzoek tot verwijdering voldoen. Zolang uw VvE bij ons in beheer is, hebben wij bepaalde gegevens nodig om de wet en de beheerovereenkomst na te komen; het ledenregister is bijvoorbeeld een wettelijke verplichting van de VvE zelf.
Stuur uw verzoek naar info@vestrabeheer.nl. Wij reageren binnen één maand. Kunnen wij u niet met zekerheid herkennen, dan kunnen wij om aanvullende gegevens vragen. Stuur ons niet ongevraagd een kopie van uw identiteitsbewijs; vragen wij daar in een uitzonderlijk geval toch om, maak dan uw pasfoto en burgerservicenummer onleesbaar.
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Onze website is uitsluitend via een beveiligde verbinding bereikbaar, offerteaanvragen worden buiten de openbare webmap opgeslagen en alleen medewerkers die de gegevens voor hun werk nodig hebben, hebben er toegang tot.
Heeft u de indruk dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn, of ziet u aanwijzingen van misbruik, laat het ons dan direct weten via info@vestrabeheer.nl.
Wijziging van deze verklaring
Wij passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening of de regelgeving daartoe aanleiding geeft. Op deze pagina staat altijd de meest recente versie, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.
Wij passen ons privacybeleid, indien nodig, van tijd tot tijd aan om het up-to-date te houden. Op de website is steeds de meest recente versie van onze privacyverklaring te vinden.